Placé sous l’autorité de la Responsable Juridique, l’assistant(e) du service Juridique aura principalement en charge la gestion administrative du service au sein d’une collectivité composée d’une trentaine d’agents.
Lieu de travail: 1 rue de la Plaine à Estrées-Saint-Denis
Poste à pourvoir le: 01/05/2023
Type d’emploi: Emploi permanent – vacance d’emploi
Motif de vacance du poste: Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Grade recherché: Adjoint administratif
Temps de travail: Complet, 1 607 h / an
Ouvert aux contractuels (CDD): Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans.
Missions principales
Traitement des dossiers et saisie des documents :
– Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
– Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et les messages téléphoniques
– Saisir des documents de formes et de contenus divers
– Gérer et actualiser des bases d’informations
– Utiliser l’outil informatique et les logiciels de la structure
– Rédiger des documents administratifs
– Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
– Enregistrer ou saisir les données informatiques
– Enregistrer et saisir les marchés sur la plateforme AWS et sur le logiciel de suivi des marchés
Suivi des dossiers de marchés publics :
– Demander les fiches de consultation des marchés à lancer aux services techniques dans le cadre de la préparation des marchés publics
– Réceptionner et ouvrir les plis, contrôler les pièces constitutives d’un marché public
Gestion de l’information, classement et archivage de documents :
– Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
– Photocopier et assembler les documents
– Trier, classer et archiver les documents
– Synthétiser et présenter les informations
– Préparer les dossiers pour les instances
Planification et suivi :
– Renseigner les tableaux de suivi des activités du service juridique
– Contrôler les plannings de planification des marchés publics
– Réaliser des points d’étape avec les services sur les marchés publics
– Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
– Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
– Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions
– Utiliser des logiciels et des progiciels de la structure (plateforme des marchés…)
Missions secondaires
Suivre les marchés sur la plateforme de marchés publics AWS
Saisir les marchés sur le logiciel comptable
Remplacer de manière occasionnelle l’agent chargé de l’accueil et du standard
Formation et qualifications nécessaires :
– Niveau Bac minimum
– Une expérience en matière de marchés publics serait vivement appréciée.
Compétences nécessaires :
– Connaissance des techniques de classement et d’archivage
– Qualités rédactionnelles et de synthèse
– Sens du travail en équipe et en transversalité
– Rigueur, méthodologie, pédagogie, autonomie, probité et discrétion
– Sens du service public
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Candidature
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